Hallo Zusammen,
werden Verträge (z.B. Distributorenverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen, AGB) irgendwo in die ISO-Dokumentation eingebunden mit Revisionsstand u.s.w.?
Ich habe sie bisher höchstens im Handbuch erwähnt. Sie sind doch weder Formular noch Verfahrensanweisungen.
Danke für Eure Hilfe.
Lharena

Hallo Zusammen,
werden Verträge (z.B. Distributorenverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen, AGB) irgendwo in die ISO-Dokumentation eingebunden mit Revisionsstand u.s.w.?
Ich habe sie bisher höchstens im Handbuch erwähnt. Sie sind doch weder Formular noch Verfahrensanweisungen.
Danke für Eure Hilfe.
Lharena

Hallo Zusammen,
werden Verträge (z.B. Distributorenverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen, AGB) irgendwo in die ISO-Dokumentation eingebunden mit Revisionsstand u.s.w.?
Ich habe sie bisher höchstens im Handbuch erwähnt. Sie sind doch weder Formular noch Verfahrensanweisungen.
Danke für Eure Hilfe.
Lharena

Hallo Lharena,
Verträge gehören nicht in die QM-Dokumentation. Verträge werden häufig individuell mit dem Vertragspartner ausgehandelt, was soll dann ein Standardvertrag?
In der VA Vertragsprüfung wird jedoch festgelegt, nach welchen Kriterien ein Vertrag geprüft wird und von wem. Es macht Sinn, die einzelnen Vertragsarten und Vertragsgegenstände zu erfassen und die Verantwortlichkeiten genau zu definieren. Unter dem Thema "Lenkung der Dokumente" werden Archivierungsfristen, Archivierungsorte und Verantwortlichkeiten dafür definiert.
Wenn ihr mit Vertragsmustern arbeitet, ist die jeweils aktuelle Version selbstverständlich als aktuell erkennbar sein. Nur die aktuelle Version steht den Mitarbeitern als Vorlage zur Verfügung. Auf die Vorlage wird im Handbuch verwiesen und sie steht für jeden abrufbar auf dem Server.
Kleiner Praxistipp:
Hinter den Mitarbeitern musst du hinterher sein, wie der Teufel hinter der Seele. Auf irgend einem lokalen Rechner extistiert immer noch eine alte Vorlage, die der jeweilige Mitarbeiter immer wieder verwendet, ohne sich um die aktuelle Version zu scheren.
Gruß
Vivian

Hallo Vivian,
Vielen Dank erst einmal für Deine Antwort.
Habe eine Frage zu:
"Wenn ihr mit Vertragsmustern arbeitet, ist die jeweils aktuelle Version selbstverständlich als aktuell erkennbar sein. Nur die aktuelle Version steht den Mitarbeitern als Vorlage zur Verfügung. Auf die Vorlage wird im Handbuch verwiesen und sie steht für jeden abrufbar auf dem Server."
Es gibt ein paar Vertragsvorlagen (z.B. für NDA). Habe ich Dich richtig verstanden, daß ich diese nur im Handbuch erwähne und einen Ordner außerhalb der ISO-Dokumentation auf dem Server einrichte, auf dem ich diese Vertragsvorlagen abspeichere? Die Nummerierung und der Revisionsstand der Vertragsvorlage ist dann doch auch unabhängig von dem System der Dokumentenbezeichnung in den ISO-Dokumenten, oder?
Danke schon einmal für Deine Hilfe.
Grüße
Eva
P.S.: Erinnert mich irgendwie an die Handhabung von Richtlinien...

Hallo Eva,
Nr. Systeme - ein immer wieder interessantes Spiel.
Ich habe in meinem QMH z. B. Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen, Prüfpläne, Formulare, Einstellpläne etc. Alles muss ich irgendwie eindeutig auseinanderhalten, aber alles zusammen ergibt ein System in dem jedes Dokument sofort der Dokumentengruppe und dem jeweiligen Revisionsstand zuzuordnen ist. Wie du das Nr.-System gestaltest ist deiner Kreativität überlassen.
Wenn ihr euer QMS bereits papierlos organisiert kann sofort im beschriebenen Prozess der Standard-Vertrag als Dokument hinterlegt werden - ein Klick und schon hat man was man braucht.
Ist das nicht möglich, gibt es halt ein zentrales schreibgeschütztes Verzeichnis "Formulare/Vorlagen etc." - oder kopiert ihr jedes Formular? In der betreffenden Arbeitsanweisung steht dann, wo der Mitarbeiter das Formular/Vorlage findet - z. B. Anlage 1 zur AA .... Budgetantrag sh. Server/Verzeichnis XYZ. Und nur das eine Verzeichnis unterliegt dem Änderungsdienst - diesem Verzeichnis sind Formulare zu entnehmen.
Viele Grüße
Vivian