Hallo Lharena,
Verträge gehören nicht in die QM-Dokumentation. Verträge werden häufig individuell mit dem Vertragspartner ausgehandelt, was soll dann ein Standardvertrag?
In der VA Vertragsprüfung wird jedoch festgelegt, nach welchen Kriterien ein Vertrag geprüft wird und von wem. Es macht Sinn, die einzelnen Vertragsarten und Vertragsgegenstände zu erfassen und die Verantwortlichkeiten genau zu definieren. Unter dem Thema "Lenkung der Dokumente" werden Archivierungsfristen, Archivierungsorte und Verantwortlichkeiten dafür definiert.
Wenn ihr mit Vertragsmustern arbeitet, ist die jeweils aktuelle Version selbstverständlich als aktuell erkennbar sein. Nur die aktuelle Version steht den Mitarbeitern als Vorlage zur Verfügung. Auf die Vorlage wird im Handbuch verwiesen und sie steht für jeden abrufbar auf dem Server.
Kleiner Praxistipp:
Hinter den Mitarbeitern musst du hinterher sein, wie der Teufel hinter der Seele. Auf irgend einem lokalen Rechner extistiert immer noch eine alte Vorlage, die der jeweilige Mitarbeiter immer wieder verwendet, ohne sich um die aktuelle Version zu scheren.
Gruß
Vivian

Hallo Vivian,
Vielen Dank erst einmal für Deine Antwort.
Habe eine Frage zu:
"Wenn ihr mit Vertragsmustern arbeitet, ist die jeweils aktuelle Version selbstverständlich als aktuell erkennbar sein. Nur die aktuelle Version steht den Mitarbeitern als Vorlage zur Verfügung. Auf die Vorlage wird im Handbuch verwiesen und sie steht für jeden abrufbar auf dem Server."
Es gibt ein paar Vertragsvorlagen (z.B. für NDA). Habe ich Dich richtig verstanden, daß ich diese nur im Handbuch erwähne und einen Ordner außerhalb der ISO-Dokumentation auf dem Server einrichte, auf dem ich diese Vertragsvorlagen abspeichere? Die Nummerierung und der Revisionsstand der Vertragsvorlage ist dann doch auch unabhängig von dem System der Dokumentenbezeichnung in den ISO-Dokumenten, oder?
Danke schon einmal für Deine Hilfe.
Grüße
Eva
P.S.: Erinnert mich irgendwie an die Handhabung von Richtlinien...

Hallo Eva,
Nr. Systeme - ein immer wieder interessantes Spiel.
Ich habe in meinem QMH z. B. Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen, Prüfpläne, Formulare, Einstellpläne etc. Alles muss ich irgendwie eindeutig auseinanderhalten, aber alles zusammen ergibt ein System in dem jedes Dokument sofort der Dokumentengruppe und dem jeweiligen Revisionsstand zuzuordnen ist. Wie du das Nr.-System gestaltest ist deiner Kreativität überlassen.
Wenn ihr euer QMS bereits papierlos organisiert kann sofort im beschriebenen Prozess der Standard-Vertrag als Dokument hinterlegt werden - ein Klick und schon hat man was man braucht.
Ist das nicht möglich, gibt es halt ein zentrales schreibgeschütztes Verzeichnis "Formulare/Vorlagen etc." - oder kopiert ihr jedes Formular? In der betreffenden Arbeitsanweisung steht dann, wo der Mitarbeiter das Formular/Vorlage findet - z. B. Anlage 1 zur AA .... Budgetantrag sh. Server/Verzeichnis XYZ. Und nur das eine Verzeichnis unterliegt dem Änderungsdienst - diesem Verzeichnis sind Formulare zu entnehmen.
Viele Grüße
Vivian

Hi Vivian,
wir haben bereits unsere QM-Dokumentation papierlos per Server in Betrieb. Ein Nummerierungssystem existiert auch.
Du schreibst zuerst, daß Verträge nicht in die QM-Dokumentation gehören und nun klingt es als solle ich Vertragsvorlagen doch einbinden (z.B. in den QM-Unterordner "Formulare"). Ich bin nun etwas verunsichert.
Das NDA z.B. taucht bei uns bisher nur in einem Nebensatz im Handbuch auf. Ich würde dort nun höchstens darauf verweisen, daß Vetragsvorlagen in einem gesonderten Ordner auf dem Server zu finden sind. Leider werden nicht alle Verträge in der QM-Dokumentation erwähnt, so daß nicht wirklich sicher ist, daß die Kollegen nur Vorlagen aus diesem Ordner benutzen werden.
Den Ordner würde ich dann ebenso wie den Ordner mit den diversen Richtlinien außerhalb der QM-Dokumentation auf dem Server anlegen.
Was hältst Du davon?
Danke für Deine Hilf.
Grüße
Eva

Hallo Eva,
wir haben uns wahrscheinlich etwas missverstanden.
Ich habe Handbücher (Papierform) gesehen, in denen sämtliche Verträge und Vertragsvorlagen eingeheftet waren. Mit jeder Vertragsänderung war sofort die ganze Arbeitsanweisung hinfällig - völliger Unsinn. Vor diesem Verfahren wollte ich warnen.
Ich würde alle qm-relevanten Verträge entsprechend mit der papierlosen QM-Dokumentation verlinken.
Beispiel Angebotserstellung:
In der entsprechenden Arbeitsanweisung befindet sich der Hinweis, dass die AGB beizufügen sind. Die AGB würde ich hier direkt mit den beizufügenden AGB verlinken, so dass diese Unterlagen sofort zur Verfügung stehen, wenn ein Mitarbeiter die Anweisung liest. Weiterhin würde ich schon alle Formulare und Vorlagen noch einmal in ein verlinktes Dokumentenverzeichnis aufnehmen, damit der Mitarbeiter sich nicht jedes Mal durch die gesamten Anweisungen hangeln muss. Hier hast du jede Menge kreative Spielräume.

Um die Verträge z. B. Energieversorgung, Wasserversorgung, Pacht und Miete, Leasingverträge für Fahrzeuge kümmere ich mich nicht. Es ist geregelt, das es diese Verträge gibt und wer dafür verantwortlich ist - mehr nicht. Ich werde jedoch keinen Mustervertrag dazu erfinden.

Hi Vivian,
vielen Dank
Keine Sorge, unser QM-Handbuch hat nur sehr wenige detaillierte Angaben und muß daher kaum einmal geändert werden. Auch unsere sonstigen Dokumente sind ganz gut durchstrukturiert:
_1. QM-Handbuch
_2. Verfahrensanweisungen
_3. Formulare
_ Allgemeine Formulare
_ Formulare Engineering
_ Formulare MKT Communication
_ u.s.w.
_4. Arbeitsanweisungen (AA)
_ Allgemeine Arbeitsanweisungen
_ AA Bereich Engineering
_ AA Bereich Bereich Shipping
_ u.s.w.
Die firmentinternen Richtlinien (z.B. für Reisekosten) habe ich seperat davon auf dem Server abgelegt. (Im Handbuch wird auf ihre Existenz hingewiesen.) Ich überlege nun, ob ich die Verträge auch in einem seperaten Ordner anlege oder doch bei den Formularen einbinde.
Bis denne
Eva