Hi Vivian,
wir haben bereits unsere QM-Dokumentation papierlos per Server in Betrieb. Ein Nummerierungssystem existiert auch.
Du schreibst zuerst, daß Verträge nicht in die QM-Dokumentation gehören und nun klingt es als solle ich Vertragsvorlagen doch einbinden (z.B. in den QM-Unterordner "Formulare"). Ich bin nun etwas verunsichert.
Das NDA z.B. taucht bei uns bisher nur in einem Nebensatz im Handbuch auf. Ich würde dort nun höchstens darauf verweisen, daß Vetragsvorlagen in einem gesonderten Ordner auf dem Server zu finden sind. Leider werden nicht alle Verträge in der QM-Dokumentation erwähnt, so daß nicht wirklich sicher ist, daß die Kollegen nur Vorlagen aus diesem Ordner benutzen werden.
Den Ordner würde ich dann ebenso wie den Ordner mit den diversen Richtlinien außerhalb der QM-Dokumentation auf dem Server anlegen.
Was hältst Du davon?
Danke für Deine Hilf.
Grüße
Eva

Hallo Eva,
wir haben uns wahrscheinlich etwas missverstanden.
Ich habe Handbücher (Papierform) gesehen, in denen sämtliche Verträge und Vertragsvorlagen eingeheftet waren. Mit jeder Vertragsänderung war sofort die ganze Arbeitsanweisung hinfällig - völliger Unsinn. Vor diesem Verfahren wollte ich warnen.
Ich würde alle qm-relevanten Verträge entsprechend mit der papierlosen QM-Dokumentation verlinken.
Beispiel Angebotserstellung:
In der entsprechenden Arbeitsanweisung befindet sich der Hinweis, dass die AGB beizufügen sind. Die AGB würde ich hier direkt mit den beizufügenden AGB verlinken, so dass diese Unterlagen sofort zur Verfügung stehen, wenn ein Mitarbeiter die Anweisung liest. Weiterhin würde ich schon alle Formulare und Vorlagen noch einmal in ein verlinktes Dokumentenverzeichnis aufnehmen, damit der Mitarbeiter sich nicht jedes Mal durch die gesamten Anweisungen hangeln muss. Hier hast du jede Menge kreative Spielräume.

Um die Verträge z. B. Energieversorgung, Wasserversorgung, Pacht und Miete, Leasingverträge für Fahrzeuge kümmere ich mich nicht. Es ist geregelt, das es diese Verträge gibt und wer dafür verantwortlich ist - mehr nicht. Ich werde jedoch keinen Mustervertrag dazu erfinden.

Hi Vivian,
vielen Dank
Keine Sorge, unser QM-Handbuch hat nur sehr wenige detaillierte Angaben und muß daher kaum einmal geändert werden. Auch unsere sonstigen Dokumente sind ganz gut durchstrukturiert:
_1. QM-Handbuch
_2. Verfahrensanweisungen
_3. Formulare
_ Allgemeine Formulare
_ Formulare Engineering
_ Formulare MKT Communication
_ u.s.w.
_4. Arbeitsanweisungen (AA)
_ Allgemeine Arbeitsanweisungen
_ AA Bereich Engineering
_ AA Bereich Bereich Shipping
_ u.s.w.
Die firmentinternen Richtlinien (z.B. für Reisekosten) habe ich seperat davon auf dem Server abgelegt. (Im Handbuch wird auf ihre Existenz hingewiesen.) Ich überlege nun, ob ich die Verträge auch in einem seperaten Ordner anlege oder doch bei den Formularen einbinde.
Bis denne
Eva

Hallo Eva,
die letzte Frage scheint noch nicht geklärt: Wo suchen deine Mitarbeiter zuerst? Wo finden sie die Verträge am schnellsten?
Frag doch einfach mal nach!

Bis dann
Vivian

Hallo Eva,
die letzte Frage scheint noch nicht geklärt: Wo suchen deine Mitarbeiter zuerst? Wo finden sie die Verträge am schnellsten?
Frag doch einfach mal nach!

Bis dann
Vivian