: In unserem Haus werden ca.90\% aller Dokumente und Verfahrensanweisungen elektroniscvh verwaltet. Wir verwenden dazu die Software der Firma Sictor. Adresse www.sictor (zur Dokumentenlenkung).
Unsere Erfahrungen:
Leider ist die Software zur Darstellung einer prozeßoriwentierten Darstellung der Abläufe nur bedingt brauchbar.
Zwar lassen sich Verfahren = Prozesse optimal grafisch darstellen.
Dies wird bei Fa. Sictor durch Verwendung des bekannten Programmmoduls Visio, jedoch sind die einzelnen Verfahren lediglich tabelleraisch für die Anwender im Unternehmen zu erreichen.
Deshalb haben wir mittels eines internen Computernetzes Intranet eine eigene firmeninterne homepage erstellt, welches ermöglicht sowohl die Mitarbeiter über neue Dokumente zu informieren
(dazu benutzen wir das Dokunet System der Firma Sictor) als auch über Verfahren = Prozesse im Unternehmen zu informieren. Letzteres wird durch ein eigens von uns entwickeltes Prozeßmodel erreicht.
Unsere Erfahrung nach ist es von entscheidener Bedeutung zu klären, welche Anforderungen die Nutzer eines Unternehmens an ein elektronisch gepflegtes Handbuch haben.
Oder kürzer: Ermitteln Sie also die Kundenanforderungen.
Erst wenn die bekannt sind entscheiden Sie, ob Sie ein Werkzeug (spezielles Softwareprodukt brauchen
Umgekehrt erleben Sie nur Frust, da Ihre internen Kunden (Nutzer) das Tool nicht benutzen werden.
Grundsätzlich ist ein elektronisches Handbuch sehr vorteilhaft.
1. Sie stellen sicher, das immer allen Anwendern die neuesten Änderungen, gleichzeitig bekannt sind
2. Sie haben nur eine Stelle die Änderungen einpflegen sollte und an alle verteilt.
3. alte Stände werden automatisch eingezogen und archiviert (kein umständliches herumlaufen und einsammeln der alten Handbücher in Papierform)
4. Der wichtigaste Grund: Der Anwender kann sich darauf verlassen, daß er im Computer immer die aktuelle Version findet und nicht alte Stände
Dies gilt natürlich nur, wenn freigegebene Fortentwicklungen des Handbuches umgehend in das System überführt werden, und den Anwendern klar ist,
daß nur der Stand im Computersystem aktuell gepflegt wird.
Ausdrucke, Speicherungen auf eigenen Laufwerken verlieren somit Ihre Gültigkeit.
Obige Vorteile lassen sich natürlich am besten nutzen, wenn die Computer der Nutzer an ein internes Computwernetz angeschlossen sind.
Verfügt eine Firma ausschließlich über Stand alone Rechner (Inselrechner) lassen sich die vorteile nur bedingt nutzen.
Bei Änderungen müssen Sie jeden Rechner einzeln updaten. Lediglich das Verteilen von Papier fällt weg.
Ich hoffe Ihnen mit diesen kurzen Infos geholfen zu haben.
Dipl. Ing. Ludger Lömker
Leiter Qualitätssicherung magnetische Produkte
Fuji Photo Film (Fuji Magnetics
Fujistraße 1
47533 Kleve

Hallo,
ich hoffe mein Posting findet trotz des langen Zeitraums noch Beachtung.
Meine Frage bezieht sich auf deine Aussage:
"Allerdings ist die Einführung eines Workgroupsystems wie Notes sicher komplizierter als eine spezielle Software und rentiert sich nur bei zukünftiger Nutzung der Möglichkeiten (und die sind enorm...)"
Welche Nutzungsmöglichkeiten ergeben sich bei Verwendung von Workflow bezüglich QM?
Vielen Dank & Grüße
Martina

Hallo,
ich hoffe mein Posting findet trotz des langen Zeitraums noch Beachtung.
Meine Frage bezieht sich auf deine Aussage:
"Allerdings ist die Einführung eines Workgroupsystems wie Notes sicher komplizierter als eine spezielle Software und rentiert sich nur bei zukünftiger Nutzung der Möglichkeiten (und die sind enorm...)"
Welche Nutzungsmöglichkeiten ergeben sich bei Verwendung von Workflow bezüglich QM?
Vielen Dank & Grüße
Martina

Hallo,
ich hoffe mein Posting findet trotz des langen Zeitraums noch Beachtung.
Meine Frage bezieht sich auf deine Aussage:
"Allerdings ist die Einführung eines Workgroupsystems wie Notes sicher komplizierter als eine spezielle Software und rentiert sich nur bei zukünftiger Nutzung der Möglichkeiten (und die sind enorm...)"
Welche Nutzungsmöglichkeiten ergeben sich bei Verwendung von Workflow bezüglich QM?
Vielen Dank & Grüße
Martina

Hallo,
ich hoffe mein Posting findet trotz des langen Zeitraums noch Beachtung.
Meine Frage bezieht sich auf deine Aussage:
"Allerdings ist die Einführung eines Workgroupsystems wie Notes sicher komplizierter als eine spezielle Software und rentiert sich nur bei zukünftiger Nutzung der Möglichkeiten (und die sind enorm...)"
Welche Nutzungsmöglichkeiten ergeben sich bei Verwendung von Workflow bezüglich QM?
Vielen Dank & Grüße
Martina

: In Unserem Hause wird dan Handbuch auf die neue ISO 9000/2000 umgestellt. Dazu wollen wir ein voll-EDV-gestütztes System verwenden. Leider konnte ich bisher noch keine vernünftigen Informationen über solche Dokumentenverwaltungssysteme finden.
: Wer kann Helfen?
: Eventuell auch tatkräftig unterstützen? Unser Unternehmen befindet sich im Frankfurter Raum.
Wir haben unser QM Handbuch als Intranet Lösung im HMTL erstellt die dafür notwendige Software Phase 5 HMTL Editor kann man sich im Internet downloaden. Eine Anweisung hierfür findet man im Internet unter .selfhtml.org/index.htm
Als zusätzliche Software hatten wir noch Microsoft Visio im Einsatz zur Erstellung der Ablaufdiagramme und Organigramme. Hinzu kommt noch der PDF Creator um die Dokumente entsprechend umzuwandeln und ins HMTL einzubinden.
Die Vorteile einer INTRANET-Anwendung
_
__Die Verfügbarkeit und Akzeptanz von Managementsystemen wird für jeden einzelnen Mitarbeitenden durch die Nutzung der EDV stark verbessert.
__Der Verteil- und Verwaltungsaufwand wird um ein Vielfaches reduziert.
__Aus QM-Dokumenten (QM-Handbuch, Listen, Checklisten etc.etc.) werden HTML-Dateien in optimierter Darstellung für den Bildschirm konvertiert.
__Zur effizienten Nutzung werden Hyperlinks und Eingabefelder sowie eine Suchmaske eingebunden.
__Es können gleichzeitig mehrere User auf das QM-Handbuch zugreifen.

__Alle Mitarbeiter haben unbeschränkten Zugriff auf alle Prozesse und Dokumente und sind somit stets auf dem aktuellsten Stand.
__Veraltete oder falsche Dokumente und Prozesse gehören der Vergangenheit an, denn die richtigen Formulare und Checklisten werden direkt mit einem Mausklick aufgerufen.
__Kein lästiger Papierkrieg, keine veralteten Dokumente nach denen immer noch gearbeitet wird.