: In unserem Haus werden ca.90\% aller Dokumente und Verfahrensanweisungen elektroniscvh verwaltet. Wir verwenden dazu die Software der Firma Sictor. Adresse
www.sictor (zur Dokumentenlenkung).
Unsere Erfahrungen:
Leider ist die Software zur Darstellung einer prozeßoriwentierten Darstellung der Abläufe nur bedingt brauchbar.
Zwar lassen sich Verfahren = Prozesse optimal grafisch darstellen.
Dies wird bei Fa. Sictor durch Verwendung des bekannten Programmmoduls Visio, jedoch sind die einzelnen Verfahren lediglich tabelleraisch für die Anwender im Unternehmen zu erreichen.
Deshalb haben wir mittels eines internen Computernetzes Intranet eine eigene firmeninterne homepage erstellt, welches ermöglicht sowohl die Mitarbeiter über neue Dokumente zu informieren
(dazu benutzen wir das Dokunet System der Firma Sictor) als auch über Verfahren = Prozesse im Unternehmen zu informieren. Letzteres wird durch ein eigens von uns entwickeltes Prozeßmodel erreicht.
Unsere Erfahrung nach ist es von entscheidener Bedeutung zu klären, welche Anforderungen die Nutzer eines Unternehmens an ein elektronisch gepflegtes Handbuch haben.
Oder kürzer: Ermitteln Sie also die Kundenanforderungen.
Erst wenn die bekannt sind entscheiden Sie, ob Sie ein Werkzeug (spezielles Softwareprodukt brauchen
Umgekehrt erleben Sie nur Frust, da Ihre internen Kunden (Nutzer) das Tool nicht benutzen werden.
Grundsätzlich ist ein elektronisches Handbuch sehr vorteilhaft.
1. Sie stellen sicher, das immer allen Anwendern die neuesten Änderungen, gleichzeitig bekannt sind
2. Sie haben nur eine Stelle die Änderungen einpflegen sollte und an alle verteilt.
3. alte Stände werden automatisch eingezogen und archiviert (kein umständliches herumlaufen und einsammeln der alten Handbücher in Papierform)
4. Der wichtigaste Grund: Der Anwender kann sich darauf verlassen, daß er im Computer immer die aktuelle Version findet und nicht alte Stände
Dies gilt natürlich nur, wenn freigegebene Fortentwicklungen des Handbuches umgehend in das System überführt werden, und den Anwendern klar ist,
daß nur der Stand im Computersystem aktuell gepflegt wird.
Ausdrucke, Speicherungen auf eigenen Laufwerken verlieren somit Ihre Gültigkeit.
Obige Vorteile lassen sich natürlich am besten nutzen, wenn die Computer der Nutzer an ein internes Computwernetz angeschlossen sind.
Verfügt eine Firma ausschließlich über Stand alone Rechner (Inselrechner) lassen sich die vorteile nur bedingt nutzen.
Bei Änderungen müssen Sie jeden Rechner einzeln updaten. Lediglich das Verteilen von Papier fällt weg.
Ich hoffe Ihnen mit diesen kurzen Infos geholfen zu haben.
Dipl. Ing. Ludger Lömker
Leiter Qualitätssicherung magnetische Produkte
Fuji Photo Film (Fuji Magnetics
Fujistraße 1
47533 Kleve