Hallo Liebe Mitstreiter der QM Welten!
Ich würde gerne einmal bei Euch nachfragen, wie Ihr den Umgang mit Kurzzeichen in Euren Unternhmen geregelt habet.
Ich habe in einem Unternehmen die Version kennengelernt, dass es ein handschriftliches Kurzzeichen gibt und ein Dokumentarisches.
Das dokumentarische (Druckbuchstaben) für die Lenkung von Dokumenten. Diese z. B. auf Verteilerlisten oder Dokumente die den Verantwortungsbereich aufzeigen. Das handschriftliche, das von dem doku. KZ abweichen kann, z. B. für die Signatur von Messdaten auf Q-Regelkarten oder als Signatur bei Reinigungsanweisungen die für eine Tabelle angefügt haben, indem der Durchführende die Reinigung mit einer KZ Signatur bestätigt.
Als Begründung wurde die Identifizierung der Mitarbeiter hinter der Echtheitsanforderung gestellt. Ein Druckbuchstaben Kurzzeichen ist nun mal einfacher nachzumachen als ein handschriftliches KZ.
Was habt Ihr für Erfahrungen auf dem Gebiet gemacht und wo sehrt Ihr starken und schwächen dieser Variante.
Hintergrund ist die Neueinführung eines Systems in dem Dokumentensystems meines jetzigen Arbeitgebers

Hallo Thomas!
Ziel unserer Dokumentation ist Fehlhandlungssicherheit. Fälschungs- oder gar Sabotagesicherheit wird nirgendwo verlangt. Wir machen an manchen Ecken Freigaben einfach indem ein Mitarbeiter seinen Namen in ein definiertes Feld in einem Word-Dokument einträgt. Funktioniert.
Da wo wir wirklich ein Dokumentenmanagementsystem haben, gibt es überhaupt keine "Zeichen" mehr. Hinterlegt wird immer der Login-Name des jeweiligen Akteurs.

Hallo Frank,
ich danke Dir für die Information.
Ich denke auch, dass eine 100\%ige Sicherheit nicht zu erreichen ist.
Jedoch sah ich mich einer Auditfragestellung gegenüber die darauf zielte das ein in Druckschrift eingetragenes Kurzzeichen leichter nachzumachen ist, als ein handschriftliches Kurzzeichen. Damit sollte jedenfalls der missbräuchliche Eintrag unterbunden werden.
nochmals Danke!
Gruss Thomas

Hallo,
da wird doch gerade eben der rechtliche Aspekt vernächlässigt. :o)
Wie kann ich nachweisen, dass auch wirklich der "Träger" des Kurzzeichens in Druckschrift dieses eingetragen hat? Bezogen auf das Word Dokument noch schlimmer.
Wenn es sich um "belanglose" Dokumente handelt ok. Doch bei nachweispflichten Dokumenten bzw. Protokollen zum Nachweis einer Eigenschaft wird der Richter wenig Verständnis aufbringen, dass es ein Gentlemen-Agreement gibt bzw. eine Anweisung die besagt, dass dies einzuhalten ist (Nur der eigentliche Träger darf so unterschreiben).
Im Bereich Luftfahrt z.B. undenkbar.
Was jedoch gemacht wird, sind Stempel für Prüfer. Diese weisen eine eineindeutige Prüfernummer auf und sind unter Verwahrung des Prüfers zu halten.
Es geht auch nicht um 100\%ige Sicherheit. Mutwillige Dinge, wie das Fälschen von Unterschriften oder Stempeln kann niemals abgefangen werden. Doch kann ich es den Leuten leicht oder schwer machen Ihren inneren Schweinehund zu überwinden.
Just thoughts.
Felde

Hallo Felde!
Wir nix Luftfahrt und Medizin. Und ich habe hier jetzt schon 17 Jahr fast jeden denkbaren Unfug erlebt. Und so einigen undenkbaren. Aber das jemand freiwillig ein Dokument angefaßt hat, für das er nicht zuständig war - das hat's noch nie gegeben.
Schöne Grüße
Frank
PS: Ich bin mit einer gefälschten, vollen Unterschrift immatrikuliert worden. Bei meiner Sauklaue nie ein Problem....

Hallo Frank,
und wie oft schon erlebt, dass ein Dokument mal schnell im Namen eines anderen angepasst wird, damit es schneller geht oder weil der gerade wichtigeres zu tun hatte? ;o)
Just thoughts.
Felde

: Hallo Felde!

: Wir nix Luftfahrt und Medizin. Und ich habe hier jetzt schon 17 Jahr fast jeden denkbaren Unfug erlebt. Und so einigen undenkbaren. Aber das jemand freiwillig ein Dokument angefaßt hat, für das er nicht zuständig war - das hat's noch nie gegeben.

: Schöne Grüße

: Frank

: PS: Ich bin mit einer gefälschten, vollen Unterschrift immatrikuliert worden. Bei meiner Sauklaue nie ein Problem....