Hallo Vivian!
Das mit den sich laufend ändernden Namen ist eher ein Nebenproblem - lästig, aber nicht tödlich. Wir haben bisher einfach überhaupt kein System für die Management-Doku, jedenfalls nichts, was ich als System bezeichnen würde. Und das soll jetzt endlich geändert werden.
Liebe Grüße
Frank

Na denn viel Spaß beim "Papiersortieren".
Schöne Grüße
Vivian

Hallo,
ich habe deinen Beitrag im anderen Forum gelesen.
Ich hasse Lotus Notes als Dokumentenverwaltungssystem.
Du sollest dir unbedingt mehrere Programme und jeweils eine Testversion anschauen. Vielleicht hast du die Möglichkeit ein paar Testprozesse zu integrieren. Das hilft der Meinungsbildung ungemein.
Wenn du ein Programm favorisierst, fängst du dir ein paar Mitarbeiter vom Gang, die zukünftig mit dem System arbeiten müssen, erklärst ihnen die wichtigsten Funktionen des Systems und setzt sie mal an den Rechner und lässt sie testen. Bei deinen Beobachtungen wirst du recht schnell feststellen, welche Fragen und Probleme das System in der Praxis aufwirft.
Die Methode stößt zwar nicht unbedingt auf das Wohlwollen des Vorgesetzen und könnte leicht amüsiertes Kopfschütteln auslösen, aber sie funktioniert. Die Mitarbeiter stolpern über Fallstricke, an die man nicht im Traum gedacht hätte.
Bei deinen Beobachtungen musst du darauf achten, welche Probleme aus der Unkenntnis der Programmfunktionen oder aus substantiellen Funktionen des Programms resultieren.
Ein weiterer Tipp, frage mal die Sekretärin des Chefs. Sie hat eigentlich Dokumentenverwaltung, -ordnung und archivierung in jeder Facette gelernt.
Nochmals schöne Grüße
Vivian