Hallo zusammen!
Hat einer von Euch schon mal mit DHC-Vision ( ht tp://w w w.dhc-gmbh.c o m/produkt/dmm.html ) gearbeitet oder das bei einem Audit gesehen oder, oder, oder... und kann mir sagen, ob das was taugt?
Hintergrund: Ist bei uns gerade als Anbieter in der Diskussion.
Schöne Grüße
Frank

Dieses Produkt selbst kenne ich nicht. Will nur einen Tipp geben:
Die Ablage der Dokumente (Struktur) sollte in der heutigen (schnelllebigen)Zeit nicht ordnerbezogen sein, sondern über die Metadaten gesteuert werden.
Grüße
TW
: Hallo zusammen!

: Hat einer von Euch schon mal mit DHC-Vision ( ht tp://w w w.dhc-gmbh.c o m/produkt/dmm.html ) gearbeitet oder das bei einem Audit gesehen oder, oder, oder... und kann mir sagen, ob das was taugt?
: Hintergrund: Ist bei uns gerade als Anbieter in der Diskussion.

: Schöne Grüße

: Frank

Hallo Thomas!
Danke für den Tip! Bei uns ist's schlimmer: Stark abteilungsbezogen. Und die Namen ändern sich dauernd....
Ich hätte gerne eine Prozeßlandschaft, bei der die Arbeitsanweisungen an den entsprechenden Stellen der Prozesse verankert sind. Denn meiner Erfahrung nach ändern sich bei den Prozessen oft die Namen der Ausführenden, aber fast nie die Abläufe selber.
Schöne Grüße
Frank

Hallo Herr Hergt,
vielleicht kann ich mit unserer Version "Quadrix" eine Entscheidungshilfe geben. Quadrix ist seit über 15 Jahren auf dem Markt und in namhaften Firmen im Einsatz.
Gerne zeige ich Ihnen "Quadrix" in einer WEB-Präsentation. Kurzer Anruf: 0681/ 929 2202. Mehr auch auf unser Homepage: zwf.de
Freue mich auf eine Kontaktaufnahme.
Ernst Riedl

Hallo Frank,
hast du schon mal über ein Kurzzeichen-System nachgedacht?
Jede Organisationseinheit bekommt ihr eigenes Kurzzeichen und ist darüber identifizierbar. Das Zeichen gehört auf jedes Schriftstück: Absender, Empfänger, Verteiler. Dabei können die Kurzzeichen von Organisationsstrukturen bis auf einzelne Stellen (z. B. Abteilungsleiter, Gruppen- od. Teamleiter, Einzelmitarbeiter mit exklusivem Aufgabenbereich) heruntergebrochen werden.
Ich habe jedem für das QM-System relevanten Verantwortungsträger ein Kurzzeichen verpasst. Damit können sich die Namen ändern, jedoch der Aufgaben- und Verantwortungsbereich bleibt der gleiche.
Das hat die Dokumentenverwaltung um einiges erleichtert.
Schöne Grüße
Vivian

Hallo,
mein gestriger Beitrag war reichlich unausgereift.
Die QM-Dokumentation ist relativ einfach zu organisieren. Wenn ich richtig interpretiere, hast du grundsätzlich zwei Probleme:
1. Die Namen der Verantwortlichen im Prozess ändern sich häufig - Meine Lösung Kurzzeichen für die einzelnen Verantwortungspositionen unabhängig vom Namen des gegenwärtigen Mitarbeiters. Meiner Erfahrung nach macht es sich gut, wenn man die Kurzzeichen an der Unternehmensstruktur orientiert. Die Kurzzeichen habe ich bereits in der Stellenbeschreibung hinterlegt.
2. Die Ablauf- und Aufbaustrucktur sind nicht homogen aufgebaut. Ich habe dies so gelöst: Es gibt im Handbuch das klassische Organigramm und die Prozesslandschaft. Dazu gibt es noch eine Grafik, welche die Prozessstruktur mit dem klassischen Organigramm (Verantwortungsstruktur) verbindet. Das klingt zwar nach "Parallelstrukturen", es macht sich jedoch ganz gut, wenn das Unternehmen an einer streng hierarchichen Organisationsform festhält.
Ein Dokument entsteht in einem Prozess und entweder verbleibt es in diesem Prozess oder es wird in einen weiteren Prozess weitergeleitet. In jedem Prozess gibt es einen Verfasser und einen Empfänger. Beide müssen auf dem Dokument gekennzeichnet sein.
An dieser Stelle beginnt der "menschliche Faktor" zu wirken. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass man ganz klare Regelungen festlegen muss, wer was wie lange an welcher Stelle archiviert, gleich in welcher Form. Meistens muss man den Mitarbeitern erklären, dass der Aktenschrank/Dateiverzeichnis etc. nicht ihnen allein gehört und dass auch andere Mitarbeiter das Benötigte darin finden müssen. Erfahrungsgemäß ist es schwierig, das nötige Bewusstsein bei den Mitarbeitern zu wecken. Regelmäßige Audits bezogen auf das Dokumentenmanagement erhöhen den Leidensdruck, Ordnung zu halten.
Schöne Grüße
Vivian