Hallo Conny,
wenn Beschaffung bei euch nur ein untergeordnetes Thema ist, dann sollte man es auch ebenso behandeln. Macht euch bloß nicht zu viel Arbeit!
Zunächst einmal ist es nicht erforderlich, feste Bewertungskriterien festzulegen (Lieferzeit, Service, Sonderkonditionen, Qualität, etc.), die dann mit Noten versehen werden. Bei wenigen Lieferanten hat der Einkäufer diese Dinge ohnehin im Kopf.
Für kleine Betriebe bzw. Firmen mit wenig Beschaffung hat sich folgende Art der Lieferantenüberwachung bewährt:
Führt eine Liste, in die alle negativen Vorkommnisse, die die Lieferanten verursachen mit eingetragen werden (Datum, Lieferant, Vorkommnis). Dazu gehören z. B. Falschlieferungen, Terminverzug, Fehlerhafte Produkte/Dienstleistungen, Probleme bei der Abwicklung, etc.). Je "schlechter" ein Lieferant ist, desto mehr Einträge sind in der Liste.
So ist man immer im Bilde, wie die Lieferanten dastehen und kann zeitnah reagieren. Und das muss nicht direkt die Sperrung des L. sein! Grundsätzlich sind es ja gute L., sonst würde man ja nicht mit ihnen zusammenarbeiten. Es geht vielmehr darum, rechtzeitig erkennen zu können, ob die L. "Ärger" machen und ob Handlungsbedarf besteht. Wenn man die Verantwortlichen des L. mit den exakt dokumentierten Vorfällen konfrontiert, ist das Problem in der Regel schnell aus der Welt.
Der Vorteil dieser Art der Überwachung und Bewertung ist, dass die Bewertung laufend erfolgt, da man ja mit jedem neuen Eintrag in die Liste sieht (bewertet), ob nun etwas zu tun ist oder nicht. So kann man zeitnah Maßnahmen ergreifen und nicht erst am Jahresende, wenn es möglicherweise längst zu spät ist.
Gruß
Manuel
