Hallo zusammen,
ich habe eine generelle Frage. In unserer QM-Dokumentation wurde festgelegt, dass ausgefüllte Formblätter immer mit Datum und Unterschrift quittiert werden müssen, um gültig zu werden. Bei Papierverteilung auch kein Problem. Nur was passiert, wenn man z.B. eine ausgefüllte pdf-Datei als Formblatt im Anhang einer E-Mail versendet. Das elektronische Formblatt ist ja nicht unterschrieben. Wie regelt Ihr so etwas?
Viele Grüße
Christian

Hallo Christian,
ich würde es folgendermaßen machen:
1. Ergänzung der Dokumentation um den Punkt, daß Speicherung eines Formblattes in einem bestimmten Verzeichnis (in dem ausschließlich eine inkraftsetzungsbefugte Person Schreibrechte besitzt)bezüglich der Inkraftsetzung einer Unterzeichnung gleichzusetzen ist.
2. Anlegen und nutzen des Verzeichnisses (Schreibrechte für den Inkraftsetzer, Leserechte für die, die es angeht).
Das bedeutet aber auch, daß alle Mitarbeiter auf genau diese Datei zugreifen müssen. Kopieren und in einem anderen Verzeichnis ablegen muß unterbunden werden.
Grüße,
Tim

Danke für die Hinweise
Gruß
Christian
: Hallo Christian,
: ich würde es folgendermaßen machen:
: 1. Ergänzung der Dokumentation um den Punkt, daß Speicherung eines Formblattes in einem bestimmten Verzeichnis (in dem ausschließlich eine inkraftsetzungsbefugte Person Schreibrechte besitzt)bezüglich der Inkraftsetzung einer Unterzeichnung gleichzusetzen ist.
: 2. Anlegen und nutzen des Verzeichnisses (Schreibrechte für den Inkraftsetzer, Leserechte für die, die es angeht).
: Das bedeutet aber auch, daß alle Mitarbeiter auf genau diese Datei zugreifen müssen. Kopieren und in einem anderen Verzeichnis ablegen muß unterbunden werden.
: Grüße,
: Tim

Hallo Christian,
wenn ich Dich richtig verstanden habe, versendet Ihr ein unterschriebenes Dokument als PDF via
Email.
In diesem Fall dient das Email lediglich als Transportmedium. Die Unterschrift ist ja im PDF
vorhanden.
Sollte das PDF ohne Unterschrift verschickt werden, so ist die einfachste Version die vom Tim.
Ansonsten benötigt man eine digitale Unterschrift durch "signieren" des Dokumentes auf elektronischem
Wege (Tool). Ob dies ein Programm ist, welches die Datei mit einem "Stempel" versieht oder
ein Workflow Programm benutzt wird, ist dann eine Frage von Geld und System.
Bei uns in der Firma werden die Unterschriftsblätter zum PDF "dazugehängt" bzw. die jeweilige
Seite ausgetauscht, bevor das PDF verteilt wird.
Ein paar Gedanken.
Grüssle
Felde

Wäre - im Zusammenhang mit der Nutzung von Verzeichnissen - nicht ein Dokumentenmanagementsystem mit entsprechenden Stati von Vorteil?