hallo,
ich suche informationen zum dokumentenmanagement. schreibt die norm vor, in welcher form (papier, edv, etc.) dokumente/qualitätsaufzeichnungen abgelegt werden müssen? gibt es eventuell erfahrungen bei der zertifizierung "papierloser büros"? ist die aufbewahrung von dokumenten/qualitätsaufzeichnungen gemäß hgb in digitaler form statthaft?
mfg schultz

: hallo,
: ich suche informationen zum dokumentenmanagement. schreibt die norm vor, in welcher form (papier, edv, etc.) dokumente/qualitätsaufzeichnungen abgelegt werden müssen? gibt es eventuell erfahrungen bei der zertifizierung "papierloser büros"? ist die aufbewahrung von dokumenten/qualitätsaufzeichnungen gemäß hgb in digitaler form statthaft?
: mfg schultz
Hallo!
Was das HGB zum Thema digitaler Aufbewahrung sagt, weiß ich nicht.
In der Norm wird definitiv auch die digitale Ablage zugelassen (Abschnitt 4.2.1, Anmerkung 3)
Gewährleistet werden muss dabei, dass
a) alle betreffenden Mitarbeiter darauf Zugriff haben
b) alle Aspekte der Sicherheit gewährleistet sind (Schutz vor Verlust/Beschädigung/Verfälschung...)
c) die Freigabe geregelt und dokumentiert ist.
Eben die komplette Übertragung der Forderungen zum Thema Dokumenten/Aufzeichnungslenkung auf digitale Medien.
Wir haben ein nahezu papierloses Büro und unser Auditor war sehr beeindruckt/begeistert davon.
Bis zur Einführung der elektronischen Unterschrift haben wir entsprechende Dokumente für die Freigabe ausgedruckt und handschriftlich abgezeichnet oder durch Ablage in entsprechenden Verzeichnissen mit sehr restriktiven Zugriffsrechten die ordnungsgemäße Freigabe nachvollziehen können.
Die Kollegen haben das sehr positiv aufgenommen. Aufpassen muss man bei Feldern, die sich automatisch beim Ausdruck oder öffnen der Datei aktualisieren... Da entstehen schnell Inkonsistenzen, wenn das "Freigabedatum" mit dem Feld "druckdat" verknüpft wird...
Zum Thema HGB vielleicht besser einen Steuerberater fragen?
Hoffe, Ihnen weiter geholfen zu haben.
Gruß, Karin

: hallo,
: ich suche informationen zum dokumentenmanagement. schreibt die norm vor, in welcher form (papier, edv, etc.) dokumente/qualitätsaufzeichnungen abgelegt werden müssen? gibt es eventuell erfahrungen bei der zertifizierung "papierloser büros"? ist die aufbewahrung von dokumenten/qualitätsaufzeichnungen gemäß hgb in digitaler form statthaft?
: mfg schultz
Hallo Herr Schultz,
schauen Sie unter dem Link nach.
Da werden Konzepte zum Dokumentenmanagement unter der DIN EN ISO 9001:2000 vorgestellt und diskutiert.



Dokumentenmanagement - Konzepte

hallo stefan!
Wir sind eine Zertifizierungsgesellschaft die bereits mehrfach papierlose Büro's zertifiziert hat!
In Zusammenarbeit mit einem Berater der HTU-GmbH wurde eine Intranetlösung für Firmen entwickelt und erfolgreich umgesetzt!
Für mehr Info's darüber empfehle ich dir die Seiten www.htu.de anzusehen!
Die Norm sagt an keiner Stelle aus wie die Dokumentation auszusehen hat aber die meisten älteren Herren der großen Zertifizierungsgesellschaften haben immer noch etwas Probleme mit dem PC und wollen eben alles schriftlich haben! Wir denken da moderner und zukunftsgerecht!!!
Viel Erfolg

...nicht als Maß aller Dinge sehen, da deren Forderungen sehr niedrig sind. Für jedes Doku-System gelten die gleichen Vorgaben: Nachvollziehbarkeit, Zugriffsgewährleistung, ggfs. Versionierung, Information aller Betroffenen über Änderungen, etc. Diese Punkte sind mit einfachen Mitteln sehr viel besser DV-gestützt zu realisieren, insbesondere wenn alle Mitarbeiter schon in das System eingebunden sind.
Wichtig hierbei ist es natürlich geltendes Recht zu betrachten (das die ISO natürlicherweise außen vor läßt) wie z.B. Aufbewahrungsfristen, Schutz gegen Verwechslungen und Mißbrauch der Daten und vieles mehr.
Als Beispiele sind hier das Bundesdatenschutzgesetz, die GoBS, das KonTrag und weitere. Im Internationalen Geschäft kommen da noch ein paar hinzu.
Bis dann,
Ralf Schmidt

: hallo,
: ich suche informationen zum dokumentenmanagement. schreibt die norm vor, in welcher form (papier, edv, etc.) dokumente/qualitätsaufzeichnungen abgelegt werden müssen? gibt es eventuell erfahrungen bei der zertifizierung "papierloser büros"? ist die aufbewahrung von dokumenten/qualitätsaufzeichnungen gemäß hgb in digitaler form statthaft?
: mfg schultz
Hallo!
Was das HGB zum Thema digitaler Aufbewahrung sagt, weiß ich nicht.
In der Norm wird definitiv auch die digitale Ablage zugelassen (Abschnitt 4.2.1, Anmerkung 3)
Gewährleistet werden muss dabei, dass
a) alle betreffenden Mitarbeiter darauf Zugriff haben
b) alle Aspekte der Sicherheit gewährleistet sind (Schutz vor Verlust/Beschädigung/Verfälschung...)
c) die Freigabe geregelt und dokumentiert ist.
Eben die komplette Übertragung der Forderungen zum Thema Dokumenten/Aufzeichnungslenkung auf digitale Medien.
Wir haben ein nahezu papierloses Büro und unser Auditor war sehr beeindruckt/begeistert davon.
Bis zur Einführung der elektronischen Unterschrift haben wir entsprechende Dokumente für die Freigabe ausgedruckt und handschriftlich abgezeichnet oder durch Ablage in entsprechenden Verzeichnissen mit sehr restriktiven Zugriffsrechten die ordnungsgemäße Freigabe nachvollziehen können.
Die Kollegen haben das sehr positiv aufgenommen. Aufpassen muss man bei Feldern, die sich automatisch beim Ausdruck oder öffnen der Datei aktualisieren... Da entstehen schnell Inkonsistenzen, wenn das "Freigabedatum" mit dem Feld "druckdat" verknüpft wird...
Zum Thema HGB vielleicht besser einen Steuerberater fragen?
Hoffe, Ihnen weiter geholfen zu haben.
Gruß, Karin