Hallo,
bin neu hier im Forum und habe gerade meinen QMB Kurs erfolgreich abgeschlossen.
In unserem Betrieb (Krankenhaus) habe ich den QMB Job mit einem vorhandenen QM System übernommen, alles ist im Intranet vorhanden.
Leider sind die Dokumente auf einigen Intranet Seiten nicht mehr klar gegliedert und die Mitarbeiter denken bei Inranet auch mehr an Checklisten und Formulare als an Arbeitsanleitungen und Verfahrensanweisungen so dass ich die Dokumente erstmal sichten und teilweise neu sortieren muss.
Wir haben viele Info Dokumente im System und die sind einerseits für die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen wichtig (z. B. externe Anleitungen zum Umgang mit Chemikalien), andererseits auch von uns erstellt zur Information für unsere Kunden (Dienstleistungsbranche, also Tarife, Verhaltensregeln etc. da Krankenhaus).
Diese Info Dokumentenart ist auch im QM aufgelistet als gültige Dokumentenart.
Kann ich eine Unterscheidung zwischen QM-Infodokument vornehmen das für die Qualität relevant ist und deshalb im Dokumentenverzeichnis gelistet werden soll mit Versionsnummer etc. und einem Info Dokument, welches nur einfach im Intranet abrufbar ist und nicht zum QM mit Versionsnummer gehört? Mir erscheint eine Abgrenzung schwierig, man hat aber in dem Kurs vermittelt, dass z. B. Patienteninfos über unsere Tarife nichts mit QM zu tuen hätten und diese ja auch keinen QM Fuss haben sollten, da sie für die Kunden bestimmt sind.
Was gehört nun an Info Dokumenten innerhalb des QM und was sind einfach nur Infodokumente die im Intranet stehen und nicht zum QM gehören oder kann man Info Dokumente generell als nicht zum QM gehörend herausnehmen? Was sind das dann für Dokumentenarten wo externe Behandlungsrichtlinien vorgegeben werden und die für uns wichtigs Standards sind oder die externen Anwendungshinweise für Chemikalien?
Vielen Dank für Eure Antworten und Gruß,
Mielke

Hallo Mielke,

" ... man hat aber in dem Kurs vermittelt, dass z. B. Patienteninfos über unsere Tarife nichts mit QM zu tuen hätten und diese ja auch keinen QM Fuss haben sollten, da sie für die Kunden bestimmt sind. ..."
Schade ums Geld für den Kurs.

Die Frage ist doch wohl, was muss nachvollziehbar und somit referenzierbar sein. Für mich macht es sehr wohl Sinn eine Patienteninfo referenzieren zu können.

Zudem bedeutet es, wenn es keine Version für ein Dokument gibt, dass Jeder beliebige Dokumente dieser Art einstellen kann. Die Folge ist ein undurchsichtiger Dokumentendschungel.

Es entsteht zudem bei dieser Form (ohne Version) ein enormer Aufwand der inhaltlichen Prüfung. Denn es dürfen dann nur für Prozesse, Verfahren, Anweisungen, etc. NICHT-relevante Informationen beinhaltet sein.

Da ist es doch viel stressfreier und einfacher als Standard die Versionierung zu verwenden.

Kann es sein, dass ich zwischen den Zeilen gelesen habe, dass Ihr kein elektronisches Dokumentenmanagementsystem im Einsatz habt? Dies wäre eine hilfreiche Sache und könnte Euch z.B. die aktuellsten Versionen zur Verfügung stellen und diese sogar aus einer Intranetseite aufrufen lassen.

Danke für die Antwort.
Ja, es ist richtig, wir haben kein Dokumentenmanagementsystem und gestalten den Workflow manuell. Wir sind ein Kleines Haus und solch ein System kostet mehrere tausend Euro, also teuer.
Mir erscheint eine referenzierbare Versionsnummer auch auf externen Dokumenten ebenfalls sinnvoll und wir werden es auch so beibehalten.