Guten Morgen,
wir überarbeiten derzeit unsere Archivierungsverfahren für die Automobilindustrie. Dabei haben wir in versch. Quellen (VDA, ISO TS16949, etc.) den Begriff "relevante Projektunterlagen" als archivierungsrelevant gefunden, der jedoch nie näher definiert wird. Habt Ihr nähere Informationen, was im allgemeinen darunter verstanden wird (Anfragedokumente, Angebote, Zeichnungen, Sonstige Korrespondenz, Abschlüsse, etc.)? Gibt es hier eine bessere als die o. g. doch sehr schwammige Definition? Was wird bei Euch (insbesondere in der Automobilindustrie) im Rahmen von Projekten/Programmen archiviert?
Besten Dank im Voraus!

: Guten Morgen,
: wir überarbeiten derzeit unsere Archivierungsverfahren für die Automobilindustrie. Dabei haben wir in versch. Quellen (VDA, ISO TS16949, etc.) den Begriff "relevante Projektunterlagen" als archivierungsrelevant gefunden, der jedoch nie näher definiert wird. Habt Ihr nähere Informationen, was im allgemeinen darunter verstanden wird (Anfragedokumente, Angebote, Zeichnungen, Sonstige Korrespondenz, Abschlüsse, etc.)? Gibt es hier eine bessere als die o. g. doch sehr schwammige Definition? Was wird bei Euch (insbesondere in der Automobilindustrie) im Rahmen von Projekten/Programmen archiviert?

: Besten Dank im Voraus!
Hallo!
Ich würde mal sagen, alles was euch als Nachweis dient um Entscheidungen zu erklären und im Zweifel zu auch Nachzuweisen.
Gruß
Michael

Hallo,
es gibt in der Regel recht klare Vorstellungen zum Umsetzung der schwammig formulierten Vorgabe.
Für sämtliche kaufmännischen Unterlagen gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen seitens Handelsrecht, Steuerrecht etc. Ich habe sie leider gerade nicht parat. Suche mal unter dem Begriff "Archivierungsfristen". Manchmal haben die IHK's o.ä. Organisationen die gesetzlichen Regelungen auf ihrer Internetseite.
Für die technischen Projektunterlagen solltest du abwägen wie groß euer Produkthaftungsrisiko ist. In der Automobilindustrie werden z. B. für sicherheitsrelevante Teile Archivierungsfristen von bis zu 30 Jahren erwartet. Hintergrund ist der _ 823 BGB. Ein Projektplan ist hierbei natürlich wesentlich weniger wichtig als ein Prüfprotokoll zum Test der Teilesicherheit.
Ob du die kaufmännischen Dokumente über die gesetzliche Archivierungsfrist hinaus archivierst, bleibt deinem Ermessen überlassen. Z. B. wie groß ist das Risiko, dass du im Produkthaftungsfall vertraglich geregelte Verantwortlichkeiten z. B. für Prüfungen nachweisen musst?
Viel Spaß beim Grübeln.
Vivian