Hallo Frank,
jetzt spiele ich mal den pingeligen Auditor. In einer Runde anderer Auditoren und Firmen wurde das Thema Aufbewahrungsfrist von dieser Seite diskutiert:
Wie halten wir Daten 30 Jahre lang sicher abrufbar? Heben wir unsere alten Rechner mit alten Betriebssystemen auch 30 Jahre auf, um die Lesbarkeit zu gewährleisten?
Ich kann dich beruhigen, das Thema wurde in dieser Runde nicht erschöpfend bis zu Ende diskutiert. Ich denke man sollte die Problematik im Gedächtnis behalten.
Ein Bekannter von mir wurde allerdings von seinem Kunden bereits mit dieser Frage bereits konfrontiert. Wie löst ihr dieses Problem derzeit?
Schöne Grüße
Vivian

Hallo Vivian!
Das bringt dem Problem keine Klärung aber das ist genau das Problem "wie stelle ich sicher das...."?
Es ist garnicht so abwägig zu behaupten, man müsse den alten Rechner mit dem alten Betriebssystem behalten, damit die Daten, die nicht in eine gängiges und in 30 Jahren beständiges Format umgewandelt werden kann, gesichert sind. Wenn es gefordert ist...?
Warum werden gewisse Dinge auf Mirkofilm übertragen - so bei uns z.B. Konstruktionszeichnungen.
Darüber hinaus scannen wir alles Papier von der Anfrage bis zum Lieferschein in ein Dokumentenmanagementsystem ein.
Also, die technischen Möglichkeiten um es effizient zu verwalten sind meines Erachtens da (auch für KMU) - meistens wird das aber erst dann erkannt wenn das Kinde in den Brunnen gefallen ist (Thema Datensicherheit/-sicherung in Kleinbetrieben).
Nimm den Ordner, pack Ihn in ein "sicheres" Archiv und harre der Dinge die da kommen - 30 Jahre sollten da doch kein Problem sein. Ansonsten scan die Sachen ein - jedoch weiss ich nicht, wann und wo die Papierlage weiterhin benötigt (Beweiskraftsicherung).
Gibt es zu dem Thema sonst noch Erfahrungen?
Gruss
Frank L.

Wow Frank,
von soviel Professionalität und vieeeeel Platz darf ich nur träumen.
Für Handelspapiere gibt es gesetzliche Vorschriften, nach 6/10 Jahren nach Vertragsende ist eigentlich alles vorbei. Bei sozialversicherungsrelevanten Unterlagen gelten wohl auch 30 Jahre. Dazu ist sicher etwas im Internet zu finden, mein Empfehlungs-Link ist leider ungültig.
Produkthaftung ist ein streitbares Thema. Die Forderung für 30 Jahre kommt aus dem _ 823 BGB - Verjährungsfrist. Wichtig an diesem Paragrafen ist, der Geschädigte muss nachweisen, dass sein Eigentum, seine Rechte bzw. seine Gesundheit fahrlässig bzw. grob fahrlässig verletzt wurden. Der Geschädigte trägt die Beweislast.
Jetzt kann man seine Produkte einer Risikoanalyse unterziehen und die Entscheidung für Aufbewahrungsfristen und Aufwand an das zu vertretende Risiko knüpfen. Wenn ich ein Produkt herstelle, dass garantiert nur 15 Jahre Bestand hat, warum dann eine Archivierungsdauer von 30 Jahren? Wie groß ist z. B. das Risiko, dass sich ein Nutzer nach 20 Jahren an einem "Oltimer-Produkt" verletzt und eine unübersehbare Klagewelle nach sich zieht?
Mit welchem Dokumentenmanagementsystem arbeitet ihr? Was kostet eigentlich die dokumentenseitige Bearbeitung eines Auftrages in diesem System - Angebot - Auftrag - Auftragsbestätigung - Lieferschein - Rechnung?
Schöne Grüße

Hi Vivian!
Unser System heisst D3. Keine Ahnung was die Bearbeitung kostet - bei uns wird im Moment das Zeug "nur" eingescannt.
Bye
Frank L.

: Hi Vivian!
: Unser System heisst D3. Keine Ahnung was die Bearbeitung kostet - bei uns wird im Moment das Zeug "nur" eingescannt.
: Bye
: Frank L.

Wie sieht es mit der Beweislastumkehr aus, der Hersteller muss Lückenlos nachweisen, dass er alles erdenkliche...............
: Schöne Grüße