Gibt es eine wirklich sinnvolle Kennzeichnungssystemazik für Dokumente? Alles, was ich bisher sah, war entweder unendlich lang oder völlig unsinnig. Ich bin mir auch noch nicht sicher, welche Dokumente ich kennzeichnen soll.Und ich kann mir bisher noch nicht vorstellen, wie ich z.B. computergenerierte Dokumente nachträglich kennzeichnen kann. Etwa mit einem "urzeitlichen" Stempel, oder wie?
Wer hat gute praktische Tipps diesbezüglich für mich?

Gibt es eine wirklich sinnvolle Kennzeichnungssystemazik für Dokumente? Alles, was ich bisher sah, war entweder unendlich lang oder völlig unsinnig. Ich bin mir auch noch nicht sicher, welche Dokumente ich kennzeichnen soll.Und ich kann mir bisher noch nicht vorstellen, wie ich z.B. computergenerierte Dokumente nachträglich kennzeichnen kann. Etwa mit einem "urzeitlichen" Stempel, oder wie?
Wer hat gute praktische Tipps diesbezüglich für mich?

Hallo Rico,
die Kennzeichnung hab ich so gelöst, das der komplette PC-Ablagepfad des Dokumentes in der Fußzeile eingedruckt wird.
Vorteil
1. Eindeutige Kennzeichnung des Dok's
2. Der Mitarbeiter weis, wo es abgelegt ist und wie er es bei Beadarf wieder findet
In Word geht das recht einfach:
Menü "Einfügen"->"Feld"->"Dokumentinformation" -> "Dateiname" + Optionen "Spezifische Schalter /p"
Dann erscheint der komplette Pfad.
Gruß, Martin S

Hallo Rico,
schreib in Eure Verfahrensanweisung/Arbeitsanweisung "Lenkung der Dokumente", dass jedes Vorgabedokument den Namen des Erstellers, den Dateinamen(eventuell mit Pfad, wie Martin vorschlägt) und das Speicherdatum enthält. Definiere das Speicherdatum als Revisionskennzeichen. Bei Nachweisdokumenten sollte ersichtlich sein, wer den Nachweis erzeugt hat und wann. Vorgabedokumnete wie Verfahrensanweisungen oder Zeichnungen sollten grundsätzlich einen Freigabevermerk enthalten. Selbstprüfung ist zulässig. Es kommt primär darauf an, einen Entwurf von einem gültigen Dokument unterscheiden zu können. Wenn das Zeug alles auf EDV liegt, sind dadurch manche Dinge nicht einfacher. Eventuell wird von jedem wesentlichen Dokument ein Exemlar ausgedruckt, und als Master in Papier archiviert. Gut wären auch Dokumentensammellisten mit Revisionsstand, Fundstelle und Aufbewahrungsdauer. Schön wäre auch, Verantwortlichkeiten für die Erstellung und Pflege festzulegen usw.
Gruß Wolfram

Hallo Rico,
die Kennzeichnung hab ich so gelöst, das der komplette PC-Ablagepfad des Dokumentes in der Fußzeile eingedruckt wird.
Vorteil
1. Eindeutige Kennzeichnung des Dok's
2. Der Mitarbeiter weis, wo es abgelegt ist und wie er es bei Beadarf wieder findet
In Word geht das recht einfach:
Menü "Einfügen"->"Feld"->"Dokumentinformation" -> "Dateiname" + Optionen "Spezifische Schalter /p"
Dann erscheint der komplette Pfad.
Gruß, Martin S

Hallo Rico,
schreib in Eure Verfahrensanweisung/Arbeitsanweisung "Lenkung der Dokumente", dass jedes Vorgabedokument den Namen des Erstellers, den Dateinamen(eventuell mit Pfad, wie Martin vorschlägt) und das Speicherdatum enthält. Definiere das Speicherdatum als Revisionskennzeichen. Bei Nachweisdokumenten sollte ersichtlich sein, wer den Nachweis erzeugt hat und wann. Vorgabedokumnete wie Verfahrensanweisungen oder Zeichnungen sollten grundsätzlich einen Freigabevermerk enthalten. Selbstprüfung ist zulässig. Es kommt primär darauf an, einen Entwurf von einem gültigen Dokument unterscheiden zu können. Wenn das Zeug alles auf EDV liegt, sind dadurch manche Dinge nicht einfacher. Eventuell wird von jedem wesentlichen Dokument ein Exemlar ausgedruckt, und als Master in Papier archiviert. Gut wären auch Dokumentensammellisten mit Revisionsstand, Fundstelle und Aufbewahrungsdauer. Schön wäre auch, Verantwortlichkeiten für die Erstellung und Pflege festzulegen usw.
Gruß Wolfram