Was empfiehlt sich: Q-Dokumente wie z.B. Dokumentenlenkungsmatrix, Schulungsplan und Dokumente des Allg. Geschäftsbetriebes (Faxformular etc.) mit dem Handbuch freizugeben und jedesmal dass QMH bei Änderung neu zu zuzulassen oder diese Dokumente einzeln freigeben ? Wenn zweitens, wie gebe ich Dokumente wie Briefformulare frei, denn eine Unterschrift sieht doch blöd aus !?

Ich würde die Verbindung zwischen eigentlicher QM-Dokumentation und dem Formulargeraffel nicht zu eng machen. Wir haben im Handbuch auch Verweise auf einzelne Formulare, aber führen die Verwaltung dieser Formulare in "Dokumentensammellisten". Zur Identifizierung ist dann auf dem Formular nur ein Herausgebervermerk (z.B. Abteilungskurzzeichen) und ein Revisionsdatum (z.B.02/03)erforderlich. In der Dokumentensammelliste wird dann der Freigabestatus und andere Notwendigkeiten in Form einer Tabelle vorgehalten. Die Sammmellisten sind auf EDV für jeden einsehbar. Damit kann jeder feststellen, ob ein verwendetes Formular aktuell ist. Das Vorgehen wird in einer Arbeitsanweisung oder Verfahrensanweisung "Lenkung der Dokumente" beschreiben.Dieses Vorgehen wird auch durch Zertifzierer anerkannt.
Gruß Wolfram

Ich würde die Verbindung zwischen eigentlicher QM-Dokumentation und dem Formulargeraffel nicht zu eng machen. Wir haben im Handbuch auch Verweise auf einzelne Formulare, aber führen die Verwaltung dieser Formulare in "Dokumentensammellisten". Zur Identifizierung ist dann auf dem Formular nur ein Herausgebervermerk (z.B. Abteilungskurzzeichen) und ein Revisionsdatum (z.B.02/03)erforderlich. In der Dokumentensammelliste wird dann der Freigabestatus und andere Notwendigkeiten in Form einer Tabelle vorgehalten. Die Sammmellisten sind auf EDV für jeden einsehbar. Damit kann jeder feststellen, ob ein verwendetes Formular aktuell ist. Das Vorgehen wird in einer Arbeitsanweisung oder Verfahrensanweisung "Lenkung der Dokumente" beschreiben.Dieses Vorgehen wird auch durch Zertifzierer anerkannt.
Gruß Wolfram

Was empfiehlt sich: Q-Dokumente wie z.B. Dokumentenlenkungsmatrix, Schulungsplan und Dokumente des Allg. Geschäftsbetriebes (Faxformular etc.) mit dem Handbuch freizugeben und jedesmal dass QMH bei Änderung neu zu zuzulassen oder diese Dokumente einzeln freigeben ? Wenn zweitens, wie gebe ich Dokumente wie Briefformulare frei, denn eine Unterschrift sieht doch blöd aus !?

Ich kann mich dem u.a. nur anschließen und setze noch einen drauf:
In unserem künftigen (prozessorientierten) QMH gibt es nur den Verweis auf ein einziges Formular - das sog. Prozessbeschreibungsblatt. Dieses wiederum enthält Verweise - auf Verfahrensanweisungen. Formulare tauchen hier nicht auf.
Ist das Schreiben eines Faxes bzw. eines Geschäftsbriefs in Eurem Unternehmen ein Vorgang, der explizit im QMH bzw. einer VA beschrieben ist? Wenn nicht, würde ich mir zweimal überlegen, ob es sich lohnt, hieraus überhaupt ein gelenktes Dokument zu machen...
gruß
mihca

: Ich würde die Verbindung zwischen eigentlicher QM-Dokumentation und dem Formulargeraffel nicht zu eng machen. Wir haben im Handbuch auch Verweise auf einzelne Formulare, aber führen die Verwaltung dieser Formulare in "Dokumentensammellisten". Zur Identifizierung ist dann auf dem Formular nur ein Herausgebervermerk (z.B. Abteilungskurzzeichen) und ein Revisionsdatum (z.B.02/03)erforderlich. In der Dokumentensammelliste wird dann der Freigabestatus und andere Notwendigkeiten in Form einer Tabelle vorgehalten. Die Sammmellisten sind auf EDV für jeden einsehbar. Damit kann jeder feststellen, ob ein verwendetes Formular aktuell ist. Das Vorgehen wird in einer Arbeitsanweisung oder Verfahrensanweisung "Lenkung der Dokumente" beschreiben.Dieses Vorgehen wird auch durch Zertifzierer anerkannt.
: Gruß Wolfram

Ich kann mich dem u.a. nur anschließen und setze noch einen drauf:
In unserem künftigen (prozessorientierten) QMH gibt es nur den Verweis auf ein einziges Formular - das sog. Prozessbeschreibungsblatt. Dieses wiederum enthält Verweise - auf Verfahrensanweisungen. Formulare tauchen hier nicht auf.
Ist das Schreiben eines Faxes bzw. eines Geschäftsbriefs in Eurem Unternehmen ein Vorgang, der explizit im QMH bzw. einer VA beschrieben ist? Wenn nicht, würde ich mir zweimal überlegen, ob es sich lohnt, hieraus überhaupt ein gelenktes Dokument zu machen...
gruß
mihca

: Ich würde die Verbindung zwischen eigentlicher QM-Dokumentation und dem Formulargeraffel nicht zu eng machen. Wir haben im Handbuch auch Verweise auf einzelne Formulare, aber führen die Verwaltung dieser Formulare in "Dokumentensammellisten". Zur Identifizierung ist dann auf dem Formular nur ein Herausgebervermerk (z.B. Abteilungskurzzeichen) und ein Revisionsdatum (z.B.02/03)erforderlich. In der Dokumentensammelliste wird dann der Freigabestatus und andere Notwendigkeiten in Form einer Tabelle vorgehalten. Die Sammmellisten sind auf EDV für jeden einsehbar. Damit kann jeder feststellen, ob ein verwendetes Formular aktuell ist. Das Vorgehen wird in einer Arbeitsanweisung oder Verfahrensanweisung "Lenkung der Dokumente" beschreiben.Dieses Vorgehen wird auch durch Zertifzierer anerkannt.
: Gruß Wolfram